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医療関係で務めている傍らで、書類業務などで困っている方を何かしらの形で支援できたらと思い、当ブログをスタートしました。
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しゃちくさん松葉杖もそうだけど管理って大変！
つちのこ松葉杖の管理ができるツールを作ったよ！
こんにちは！整形外科では毎日のように松葉杖の貸出や返却が行われていますが、その管理がうまくいっていない病院やクリニックも少なくないようです。たとえば、松葉杖が紛失してしまったり、品質管理が不十分で、杖先のゴムが劣化しているのに気づかないなんてこともありますよね。リハビリスタッフが管理を担当することが多いですが、夜間の外来があると、どうしても管理が行き届かないこともあるんです。
そこで、簡単に松葉杖の貸出、在庫、そして品質管理ができるツールをExcelで作ってみました！この記事では、そのツールがどんな機能を持っているのか、具体的な使い方を交えながらご紹介していきます。ぜひ参考にしてみてくださいね！
松葉杖も大事な備品ですから、管理が行き届いていないと紛失が発生してしまい、それが会社にとって損失につながることになります。1本や2本の紛失なら被害は小さいかもしれませんが、数が増えるとその損失はどんどん大きくなるのは簡単に想像できます。
さらに、紛失が重なると、気づいた時には松葉杖の在庫が数本しか残っていない、なんてこともあり得る話です。そうなれば、松葉杖が必要な患者さんに迷惑をかけてしまいかねませんし、それがまた会社にとっての損失にもつながってしまいます。
管理をきちんと行うことで、こうしたリスクを減らし、患者さんにも安心して利用してもらえる環境を整えることが大切です。
リハビリに限らず、どんな仕事でも管理が複雑になればなるほど、ミスが発生しやすくなります。松葉杖の管理においても、例えば杖先のゴムが削れていることに気づかなかったり、グリップ部分のねじが破損していることを見逃したりといったミスが起こりがちです。
こうしたミスが積み重なると、重大なアクシデントにつながる可能性が高まります。これは、インシデントとアクシデントの概念に基づく考え方で、アクシデントが発生する過程には、必ずと言っていいほど多数のインシデントが関連しています。つまり、ミスが多ければ多いほど、アクシデントに結びつくリスクが高まるということです。
そのため、管理が複雑でなく、比較的シンプルなものになれば、ミスの発生率を軽減し、アクシデントのリスクを抑えることができるでしょう。リハビリスタッフにとっても、シンプルな管理方法にすることで、業務が効率化され、より確実に道具の状態を把握できるようになるはずです。
松葉杖管理の課題について触れましたが、管理が複雑になると、それだけでミスが起こりやすくなります。そんな課題に対する一つの解決策として、PCの活用が挙げられます。さらに、管理操作はできるだけシンプルであることが重要です。そこで、この点にフォーカスして作成したのが、今回ご紹介する松葉杖管理ツールです。
※私が作成したエクセルツールのダウンロードリンクは、ファイルの安全性と信頼性を確保するために、
クラウドストレージサービス「MEGA」にて保管しています。
今回のツールでは、管理作業をできるだけシンプルにするために、返却時に細かく管理ができるよう工夫しています。基本的には、返却された時点ですべての品質チェックが済んでおり、いつ貸し出されても大丈夫な状態になっているという前提でツールを作成しました。
なぜこうしたかというと、夜間外来がある場合、リハビリスタッフがいない時間帯に松葉杖が貸し出されることがあるからです。このとき、貸出処理を他の部署にお願いするのも一つの方法ですが、逆に手間が増えてしまうことも少なくありません。そこで、基本的にリハビリ管理の下で完結できるように、このツールを設計しました。
このツールは、基本的に「在庫管理」「貸出状況の把握」「品質管理」という3つの柱で構成されています。在庫と貸出の状況、そして品質を返却時にしっかり管理することで、いつでも安心して松葉杖を利用できるようになっています。
冒頭でも述べましたが、転倒事故の可能性や在庫不足による患者さんへの損失を防ぐためにも、品質チェックは欠かせません。また、どんな形であれ、管理ルーティンが確立されると、自然と確認する癖がついてきます。こうした習慣が身につくことで、さらに安心・安全な環境を作ることができるのです。だからこそ、このようなチェックはとても大事なんです。
この松葉杖管理ツールには、現場での管理作業をサポートするためのさまざまな機能が備わっています。ここでは、その具体的な機能と操作方法について、詳しくご紹介していきます。シンプルで使いやすい設計となっているので、初めての方でもすぐに活用できる内容になっています。
また、基本的な操作については、すでにマニュアルを用意していますので、そちらをご参照ください。操作はとてもシンプルで、新規登録を行う際は「品質管理シート」から、返却操作を行う場合は「在庫管理シート」から行います。直感的に使えるようになっているので、初めての方でも安心してご利用いただけると思います。
※私が作成したエクセルツールのダウンロードリンクは、ファイルの安全性と信頼性を確保するために、
クラウドストレージサービス「MEGA」にて保管しています。
この松葉杖管理ツールがどのように現場で役立つのか、実際の私の病院での使用例を通じてご紹介します。具体的な場面を想定しながら、ツールの効果的な活用方法をわかりやすく説明しますので、ぜひご参考にしてください。
通常、松葉杖の貸出は、医師からの松葉杖指導の指示（オーダー）によって始まります。その後、指示に従って松葉杖指導を行い、松葉杖の貸し出しが行われます。このツールでは、事前に番号登録された松葉杖を貸し出す際に、品質管理シートで在庫と表示されているものを「貸出」に変更するだけで、簡単に貸出処理が完了します。
松葉杖貸出時
松葉杖返却時
上記図のように、貸出時には「STEP3」で在庫→貸出にする。返却時には「STEP2」で返却登録を行うといった作業のみとなります。
おそらく、貸出時の作業はできるだけシンプルな方が良いと感じる方が多いと思います。というのも、松葉杖指導の指示は基本的に事前予約されることが少なく、急にやってくることが多いからです。そんな時に焦らないためにも、作業はシンプルであるべきだと私は考えています。
逆に、松葉杖が返却された場合ですが、返却処理は急ぐ必要がないことがほとんどです。空いている時間にまとめて返却処理を行い、その後、倉庫などに松葉杖を保管することで、安定した管理ができるかと思います。そのため、このツールでは品質管理を基本的に返却時に行えるよう設計しました。
この松葉杖品質管理ツールでは、在庫状況を簡単に把握できるよう工夫されています。在庫管理シートには、在庫状況や貸出状況が一目でわかるように表示されています。また、登録日を基準に、どれくらいの日数が経過したのかも確認できるようになっています。
例えば、患者さんの松葉杖利用率が高く、在庫が不足する恐れがある場合や、松葉杖の使用日数が長くなってきた場合に、この情報を基に追加の購入を検討するデータとして活用できるかと思います。具体的には松葉杖買い替えの検討にお使いいただけるのではと考えていますし、私の勤務先ではそのように活用しています。
今回ご紹介した松葉杖管理ツールは、私が松葉杖の在庫や品質をしっかりと維持できるよう考え作成したツールです。このツールは、管理者の負担を軽減し、ミスを最小限に抑えながら、効率的な管理を実現することを目指しています。シンプルで直感的な操作が可能なため、急な対応が求められる場面でも安心してご利用いただけると思います。また、在庫状況や使用状況を把握することで、計画的な補充が簡単になるよう工夫しました。
このツールの最大のメリットは、管理者の負担を軽減できる点です。負担が減ることで自然と好循環が生まれ、ミスの減少から松葉杖の在庫や品質が安定し、最終的には患者さんへの損失を防ぐことができると考えています。これは松葉杖に限らず、どんな仕事でも重要なポイントであり、心にゆとりがあることで、より良いケアやアイデアが生まれてくるものだと思っています。
ぜひ、この松葉杖管理ツールをご活用いただき、業務の効率化や安全性の向上に役立てていただけましたら幸いです。
このツールは、皆様が勤務されている職場のスタイルに応じて、機能をカスタマイズすることも可能です。「ここをもう少しこうして欲しい！」といったご要望があれば、ぜひご相談ください。お仕事のご依頼は（ココナラ）経由で承っております。もちろん有料にはなりますが、皆様のニーズに合わせた仕様変更をさせていただきますので、お気軽にご依頼いただければと思います。
皆様の業務が少しでも改善され、ゆとりある仕事ができるようお手伝いできれば幸いです。
今回は、松葉杖品質管理表の紹介をさせていただきました。もしご興味を持たれた方は、ぜひご使用いただき、お仕事の効率化にお役立ていただければ幸いです。
また、私はこのようにExcelやスプレッドシートを使った様々なツールの作成や、使い方の解説を主に配信しています。もし興味をお持ちいただけましたら、他の記事もぜひご覧くださいね。
さらに、Excelやスプレッドシートに関するツールの作成やカスタマイズなど、ご依頼も承っております。お仕事のご相談は、こちらで受け付けておりますので、ぜひお気軽にご利用ください。
皆様のお役に立てることを楽しみにしています！
