スプレッドシートのコピーの仕方、業務効率化への第一歩、手順とメリット、注意点を徹底解説

Googleスプレッドシートは、データ管理やタスク管理など、プライベートやビジネスでの活用度で便利なツールです。しかも無料です。
Web上には、業務効率化に役立つ様々なテンプレートが公開（私も当ブログで公開しています）されています。しかしながら、スプレッドシートの特性上、これらを利用するにはダウンロードではなくコピーする必要があります。
本記事では、スプレッドシートの効果的な活用方法として、このコピー作成の手順を詳しく解説していきます。

よく耳にするスプレッドシートとは何か？

スプレッドシートは、データの入力、整理、分析を行うための表計算ソフトウェアの一種です。Googleが提供するGoogleスプレッドシートは、オンラインで利用できるスプレッドシートツールで、Microsoft Excelのようなオフラインソフトとは異なり、インターネットを通じてリアルタイムでの共有や共同編集が可能なのが特徴です。

※Googleスプレッドシートを使用するためにはgoogleアカウントが必要です。作成方法は別の記事で紹介しています。

googleアカウントの登録方法はコチラ

スマホとパソコンで違う？スプレッドシートのコピーの仕方それぞれ解説！

スプレッドシートのコピーの手順はパソコンとスマートフォンで異なる場合があります。
基本的な流れは同じですが、設定ボタンの配置や、手順がやや異なる場合があります。
ここでは、PCの場合とスマホの場合それぞれの手順を紹介します。

スプレッドシートコピーの方法（PCの場合）

スプレッドシートコピーの方法（スマートフォンの場合）

スプレッドシートをwebからコピー（ダウンロード）するメリットとデメリットは？

Googleスプレッドシートで業務効率化！無料テンプレートの活用法

豊富な無料リソース
Web上には、多様な業務に対応した無料のスプレッドシートテンプレートやツールが豊富に公開されています。これにより、ゼロから作成する手間を省き、すぐに活用できる高品質な業務効率化ツールを入手できます。

即時の業務改善
予算管理、プロジェクト管理、データ分析など、様々な用途に特化したツールを容易に入手し、自社の業務に合わせてカスタマイズすることで、迅速に生産性向上を図ることができます。

コスト削減と学習機会
専門的なソフトウェアを購入せずに質の高い業務ツールを無料で入手できるため、大幅なコスト削減につながります。同時に、他者が作成したスプレッドシートを参考にすることで、新しいスキルやテクニックを学ぶ機会も得られます。

Webサイトからのダウンロード（コピー）は危険？注意点は？

コピー権限の確認
スプレッドシートをコピーできない場合があります。これは、ファイルの所有者がコピーの権限を設定していないためです。コピーを作成するには、最低でも「閲覧者」以上の権限が必要です。

コピー元の信頼性を確認
Webサイトで公開されているスプレッドシートをコピーする際は、そのソースの信頼性を必ず確認しましょう。信頼できないソースからのファイルには、悪意のあるマクロやスクリプトが含まれている可能性があります。公式サイトや信頼できる組織が提供するスプレッドシートを利用することをお勧めします。

まとめ

以上がスプレッドシートのコピー（ダウンロード）の手順です。
スプレッドシート自体が基本クラウド上で機能するため、通常のダウンロードとはやや異なります。
パソコンに保存されるのではなく、google driveというご自身のクラウドストレージ（ネット上にあるHDD、SSDのようなもの）に保存されます。
覚えてしまえばそれほど難しいことはありません。メリットとして、例えばリアルタイムで共有や同時編集などが行える点、USBメモリに保存や持ち運び不要（アカウントがあればどのパソコンからでも基本アクセス可能）などです。
ぜひ試してみてください！

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